Stadtgemeinde Friesach | Kärnten

Digitale Verwaltung in alten Gemäuern

Herausforderung

Als älteste Stadt Kärntens ist Friesach weit über die Landesgrenzen hinaus bekannt als „Schauplatz Mittelalter Friesach“. Gar nicht mittelalterlich geht es jedoch in der Verwaltung der knapp 5.000 Einwohner zählenden Stadtgemeinde zu. Hier hat man sich das ambitionierte Ziel einer vollständigen Digitalisierung der Verwaltungsprozesse gesetzt. Mit Erfolg! Seit Sommer 2024 sind die Abläufe vom Posteingang bis zum Postausgang durchgängig digital und damit medienbruchfrei. Das hat der Kulturstadt nicht nur die Auszeichnung „Digitale Leuchtturmgemeinde Kärntens“ eingebracht, sondern auch einen Finalistenplatz beim diesjährigen Axians Infoma Innovationspreis.

Beide Auszeichnungen zeigen deutlich die besondere Innovationsfähigkeit der kleinen Gemeinde – war doch nicht nur der Umfang der formulierten Projektziele sportlich, sondern auch der Zeitrahmen. In lediglich vier Monaten wurden alle Meilensteine des komplexen Projekts umgesetzt. Diese umfassten die Digitalisierung des Posteingangsmanagements, die Einführung einer elektronischen Aktenführung, die Implementierung einer dualen Zustellung sowie die Optimierung des Rechnungsworkflows und des Antragswesens.

Für Finanzverwalter Mathias Stadlober besonders bemerkenswert dabei ist, dass die Mitarbeitenden die neuen digitalen Prozesse schnell und positiv angenommen haben – bestanden doch einige Herausforderungen bei der Projektumsetzung darin, alle Dienststellen erfolgreich zu integrieren und die Akzeptanz für die Nutzung von Standardprozessen anstelle individuell entwickelter Lösungen zu gewinnen. Für ihn Ergebnis der breiten Einbindung aller Beteiligten:

„Uns war wichtig, regelmäßig und transparent über den Fortschritt des Projekts zu kommunizieren und so das benötigte Verständnis zu erreichen. Gleichzeitig haben wir umfassende Schulungen angeboten, um sicherzustellen, dass alle Nutzer:innen mit den neuen Systemen vertraut sind.“

Darüber hinaus wurde nach Einführung der Prozesse eine Feedbackschleife im Zwei-Wochen-Rhythmus durchgeführt, um bei Bedarf Nachkonfigurationen oder Nachschulungen vorzunehmen oder die Prozesse anzupassen.

Lösung

Unterstützt wurde das Friesacher Projektteam aus Amtsleitung, Finanzverwaltung, Bauabteilung und Sekretariat von den IT-Dienstleistern Axians Infoma und pmi. Während Axians Infoma für die digitale Aktenführung und Rechnungsabwicklung die Software bereitstellte und die Beratung übernahm, verantwortete pmi die Integration und Anpassung der Dokumentenmanagement-Lösungen. Dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit konnten die formulierten Ziele plangemäß und erfolgreich erreicht werden – durch mehrere Kennzahlen und Bewertungsmethoden systematisch gemessen:

So verläuft der gesamte Prozess vom Posteingang einschließlich Mail, Papier, Formulare und e-Formulare bis zur Postverteilung und -bearbeitung nun komplett digital. Eine spürbare Reduktion der Bearbeitungszeiten ist die Folge.

Bei der Elektronischen Aktenführung werden Dokumente aus dem Finanzwesen automatisiert den Steuerobjekten zugeordnet, veraktet und revisionssicher gespeichert, ebenso wie Bürgerbescheide und -vorschreibungen. Dies ermöglicht eine verbesserte Qualität der Beauskunftung und eine präzisere Messung der Bearbeitungsgeschwindigkeit von Prozessen.

Nutzen

Die Duale Zustellung bietet den Bürger:innen sowohl elektronische als auch physische Zustelloptionen. So erfolgt die automatisierte Zustellung finanzrelevanter Dokumente elektronisch, wenn ein e-Postfach vorhanden ist, andernfalls über die Druckstraße und die Post. Alle weiteren Schriftstücke, wie Individualbescheide und Baubescheide, werden ebenfalls dual zugestellt. Die technische Einbindung des Zustelldienstes hpcDual steht noch aus, ist jedoch eine rein technische Konfiguration.

Auch beim Rechnungsworkflow verläuft der gesamte Prozess vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung medienbruchfrei. Die von pmi aufbereiteten Rechnungsdaten werden in den Infoma Rechnungsworkflow integriert, die Rechnungen kontiert, auf Richtigkeit geprüft und von den Anordnungsbefugten freigegeben. Durch diesen volldigitalen Prozess konnten die Bearbeitungszeit signifikant verkürzt, die Skonto-Ausnutzung erhöht und viele Dienstwege eingespart werden.

Last but not least steht den Friesacher Bürgerinnen und Bürgern ein verbessertes Antragswesen zur Verfügung. Ihre Anliegen werden über digitale Formulare erfasst und direkt dem zuständigen Amt zur Bearbeitung zugewiesen. Auf diese Weise erhöhen sich Effizienz und Schnelligkeit bei der Bearbeitung von Anträgen.

Für die Stadtgemeinde Friesach hatte das unter anderem vom Projektkoordinator des Landes Kärnten für Leuchtturmgemeinden begleitete Projekt „Digitale Leuchtturmgemeinde Kärntens“ eine außerordentlich hohe Bedeutung.

„Durch die umfassende Digitalisierung konnten wir nicht nur die Effizienz und Transparenz in unseren Verwaltungsprozessen erheblich steigern, sondern auch einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen, zukunftsfähigen Verwaltung gehen“, betont Mathias Stadlober. „Wir haben bewiesen, dass auch kleinere Städte in der Lage sind, innovative und zukunftsweisende Projekte erfolgreich umzusetzen.“

Kein Wunder also, dass sich die Stadt damit als Vorreiter und Modellgemeinde für andere Städte und Gemeinden in Kärnten positionieren konnte.

Insbesondere in der positiven Resonanz von Mitarbeitenden und Bürger:innen sieht der Finanzverwalter die Bestätigung für den erzielten Erfolg. Sie ist für ihn gleichzeitig Motivation, weiterhin innovative Lösungen zu verfolgen:

„Die rasche und erfolgreiche Projektumsetzung zeigt, dass engagierte und motivierte Mitarbeiter einen entscheidenden Beitrag zur Realisierung von Digitalisierungsvorhaben leisten können. Wichtig dabei ist aber, stets die langfristigen Ziele und Vorteile der Digitalisierung im Blick zu behalten und das Team durch die Aussicht auf eine effizientere und modernere Verwaltung zu motivieren.“