Die Vorgabe ist eindeutig: Die Daten des Finanzamts für die Grundsteuermessbescheide sollen möglichst effizient bearbeitet und in Bescheide bei Änderungen der Grundsteuer oder Eigentumswechsel umgewandelt werden. Hört sich einfach an, ist in der Praxis aber ein komplexer Prozess – den die Stadt Villach mit Hilfe des Infoma Finanzwesens und des angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) DocuWare optimieren wollte.
Bis dato wurde die über ein Datenstromverfahren gesammelte .csv-Datei ausgedruckt, den einzelnen Abgabepflichtigen zugeordnet, manuell eingebucht und in Papierform zum jeweiligen Akt abgelegt. In einem Zwischenschritt löste ein digitaler Akt im Dokumentenmanagementsystem den Papierakt ab. Dafür musste das Dokument eingescannt und dem Akt manuell zugeordnet werden.
Heute sorgt der kombinierte Einsatz von Infoma newsystem und dem DMS für eine wesentliche Erleichterung. Denn nun wird die .csv-Datei über das Infoma-Verfahren in Einzeldokumente gesplittet und in den DocuWare-Briefkorb der Sachbearbeitung zur Weiterbearbeitung eingespielt. Zum Quartalsstichtag erfolgt die Erstellung der Bescheide, die mit Hilfe des Erfolgsmodells „dualer Versand“ an die Abgabepflichtigen gehen. Über 92.000 Dokumente hat die Abgabenverwaltung der Stadt Villach bereits im laufenden Jahr 2024 auf diese Weise versendet. Um den gesamten Prozess noch effizienter zu gestalten, wird aktuell eine (teil)automatisierte Einlesesystematik entwickelt.
Die Erfahrungen der ersten Einsatzmonate zeigt: Die nahezu durchgängige Automatisierung bringt eine Effizienzsteigerung für die Sachbearbeiter:innen, die sich auch mit der aktuell teilweisen Umsetzung bereits in den bearbeiteten Fällen pro Quartal niederschlägt. Einzelne Anpassungen und Verbesserungen im laufenden Prozess werden im Bedarfsfall eingezogen. Zudem gibt es eine konstante Weiterentwicklung, um diesen großen Prozess dort zu automatisieren, wo es Sinn macht, ohne die Qualität der Verarbeitung zu gefährden.
Als besonders innovativ im Gesamtprojekt sieht der Bereichsverantwortliche für die Realabgaben und stellvertretende Abteilungsleiter Martin Stuppnig die Einleseautomatik der Finanzamts-Rohdaten an:
„Das Einspielen und Aufsplitten eines großen Dokuments direkt in den Docuware-Briefkorb bringt eine massive Erleichterung. Diese Dokumente können ohne Systembruch gleich im DMS archiviert werden.“
Zusätzlich erwarten er und das Villacher Projektteam, dass die (teil)automatisierte Vorbearbeitung durch das System sehr hilfreich werden wird – kann doch dann der aus den Grundsteuerdaten erstellte Bescheid auch direkt zu den Berechnungsgrundlagen als digitaler Akt mitarchiviert werden. Eventuelle Rückfragen lassen sich auf diese Weise sofort beantworten.
Eine Herausforderung gilt es jedoch noch zu meistern:
„Da die Eigentumswechsel mit dem Alt- und Neueigentümer immer zwei Parteien betreffen, muss hier eine stabile, automatische Erfassung beider gewährleistet werden“, so Martin Stuppnig. „Denn wird der Alteigentümer stabil automatisch erkannt, reduziert sich der notwendige Arbeitsaufwand signifikant.“ Er ist sich sicher, dass auch diese Anforderung in Kürze erfolgreich umgesetzt sein wird.
Stadt Villach
Foto: Stadt Villach
Produkt Infoma newsystem Finanzwesen
Land Österreich
Einwohnerzahl
65.600