Stadt Königswinter

Standardisiertes BI-Berichtswesen für alle Führungsebenen

Der Zeitrahmen kann sich sehen lassen: Vom Besuch einer Informationsveranstaltung bis zum Start des Standardberichtswesens für alle Organisationsebenen der Verwaltung hat die Stadt Königswinter für die Implementierung des Analyse- und Steuerungssystems (BI) von Axians Infoma gerade einmal etwas mehr als vier Monate gebraucht. Und der stramme Projektplan setzte sich fort. In einem Drei-Stufen-Ablauf erfolgte zunächst der Aufbau eines ersten Kennzahlenberichts zum Haushaltsplan 2012. Unter Verwendung der vom Business-Intelligence-System gebotenen Prognosefunktion wurde im zweiten Schritt eine Ausführungsprognose zum Haushalt 2012 auf Basis des Buchungsstandes zum 31. Juli 2012 erzeugt. Mit den sich anschließenden Auswertungen im Rahmen des Haushaltsaufstellungsverfahrens 2013 für alle Führungsebenen hatte das Infoma newsystem-Verfahren seine Feuerprobe knapp ein Jahr nach dem Echtbetrieb erfolgreich bestanden.

Herausforderung

Die Erfüllung dieser Anforderungen stand für die Verantwortlichen der am Fuße des berühmten Drachenfelses gelegenen Rheinstadt im Pflichtenkatalog an oberster Stelle. „Im Hinblick auf eine effiziente Verwaltungssteuerung war unser Ziel, ein auf die Bedürfnisse der einzelnen Führungsebenen abgestimmtes, standardisiertes Berichtswesen einzuführen“, erinnert sich Bernd Giershausen, Leiter Controlling. „Zudem sollte uns die künftige BI-Lösung bei der Erstellung von Prognosen zur Haushaltsentwicklung, bei der Darstellung von Haushaltskennzahlen sowie bei Auswertungen im Rahmen des Haushaltsaufstellungsverfahrens unterstützen.“

Lösung

Vor allem die aufgrund des durchgängigen Berichtswesenkonzepts gewährleistete weitgehende Flexibilität überzeugte die Stadt vom Infoma-Verfahren. Denn seine Stärke sind schon im Standard ausgelieferte vorgefertigte Berichte und Analysen, die nach nur wenigen Tagen Schulung einsatzbereit sind. Das heißt, die Handlungsfelder lassen sich sofort mit fertigen Analysen nutzen, bestehende Berichte individualisieren, Berichte auf Basis des bestehenden Datenmodells komplett neu gestalten oder eigene Kennzahlen definieren. Aber auch die gebotene Integration in das seit 2006 genutzte Infoma-Finanzwesen war Entscheidungskriterium.

Installiert ist die BI-Software für zwei Arbeitsplätze in der Stabsstelle Controlling. Hier werden zentral alle Berichte und Auswertungen für die gesamte Verwaltung erstellt. „Kunden“ des Controllings sind die Führungsebenen der Verwaltung – Vorstand, Geschäftsbereichs- und Servicebereichsleitungen, aber auch einzelne Sachbearbeiter. Sie können für ihre Gebiete einmalige oder regelmäßige Auswertungen zu allen Haushaltsgebieten anfordern. Dafür genutzt werden derzeit im Handlungsfeld Finanzen entsprechende Würfel, also Daten aus den Bereichen Haushalt, Forecast bzw. Prognose und Kennzahlen.

Alle Berichte und Auswertungen konnten die Königswinterer individuell im Bereich des Standards anfertigen. Grundlage dafür war eine Schulung durch Axians Infoma unmittelbar nach der Software-Einführung, bei der auch Musterberichte als spätere Basis für die eigenen Berichte erarbeitet wurden. Lediglich einige wenige Berichte erstellte Axians Infoma komplett, wie z.B. eine spezielle Abfrage auf das Änderungsprotokoll von Infoma newsystem.

Nutzen

Monatlich gehen die im Rahmen des standardisierten Berichtswesens erstellten Auswertungen den einzelnen Führungsebenen und Sachbearbeitern zu. Aus den Berichten können insbesondere Informationen zur Haushaltsausführung im laufenden Jahr im Vergleich zur Planung, aber auch zu Vorjahreszahlen entnommen werden. Bernd Giershausen: „Somit sind oftmals schon frühzeitig Fehlentwicklungen erkennbar, die Anlass für neue operative, aber auch strategische Ausrichtungen geben können.“

In regelmäßig stattfindenden Gesprächen zwischen dem zentralen Controlling und den einzelnen Dezernenten und Geschäftsbereichsleitungen über die Berichtsdaten werden die Beteiligten auch auf eventuelle Besonderheiten, Abweichungen oder Fehlentwicklungen bei der Haushaltsausführung aus zentraler Sicht hingewiesen.

Bisher dienen die mit dem Infoma newsystem Analyse- und Steuerungssystem (BI) erstellten Berichte in Königswinter überwiegend der Information innerhalb der Verwaltung. Lediglich der Kennzahlenbericht zum Gesamthaushalt und zu jeder einzelnen Produktgruppe – ein Werk von etwa 100 Seiten – wurde auch jedem Ratsmitglied zur Verfügung gestellt. Hier zeigt sich ein weiterer wesentlicher Nutzen des BI-Systems, das auch für die Politik wichtige Informationen bereithält und damit zu sicheren Entscheidungsfindungen führen kann.

Insgesamt ist die Stabsstelle Controlling in Königswinter mit dem, was mittels des BI-Systems bislang für die Verwaltung aufgebaut werden konnte, sehr zufrieden. „Seit dem Arbeitsbeginn haben sich bereits zahlreiche Verbesserungen ergeben bzw. wurde eine Reihe von Ergänzungen realisiert, wie z.B. die Aufnahme neuer Dimensionen in die Würfel oder die Schaffung eines separaten Würfels, insbesondere für die Prognosen“, so ihr Leiter, der schon die nächsten Ziele im Blick hat.

Dazu gehört die Erweiterung des Kennzahlenberichts ebenso wie eine umfänglichere Nutzung der einzelnen Prognosemöglichkeiten. Aber auch die Verbesserung des Liquiditätsmanagements durch Nutzung des BI steht auf dem Programm. Hierfür stellt das Verfahren zusammen mit den Finanzdaten und den Informationen aus dem Forderungsmanagement Analysen bereit, die eine aktive Steuerung der Liquidität ermöglichen. Dabei werden aus den Erkenntnissen des bisherigen Buchungs- und Zahlungsverlaufs Prognosen abgeleitet.

Last not but least will Bernd Giershausen durch den Einsatz neuer BI-Möglichkeiten die Berichtsstrukturen vereinfachen, „um etwaigen Anpassungserfordernissen, z.B. wegen organisatorischer Veränderungen, schneller und mit weniger Aufwand nachkommen zu können.“ Unterstützung erhält er hier bei Bedarf vom Axians Infoma-Team, das auch nach der Einführungsphase bei Einzelfragen schon immer zur Verfügung stand. Anregungen und Vorschläge, die sich in diesem ständigen Austausch ergaben, hat Axians Infoma aufgegriffen und im Rahmen von Updates weitgehend umgesetzt. Damit stellen die Ulmer einmal mehr eines ihrer Leitmotive unter Beweis: aus dem Dialog mit den Kunden bedarfsgerechte Lösungen neu beziehungsweise weiter zu entwickeln.