Stadt Dillenburg

Vertragsmanagement sorgt für Transparenz

Schätzungsweise 700 Verträge, in denen die Stadt Dillenburg Schuldner oder Gläubiger ist – die Verwaltung dieses hohen Vertragsvolumens stellte die Hessen zunehmend vor große Herausforderungen. Nicht nur die fehlende Kenntnis über alle bestehenden Verträge erschwerte ein reibungsloses Handling. Vielmehr wurden Verträge dezentral geführt und in unterschiedlichen Programmen überwacht, so dass die Erstellung aktueller Gesamtübersichten oder auch von Auswertungen über die Belastungen kommender Haushaltsjahre nahezu unmöglich war. Letzter Punkt ist aber im Zusammenhang mit der Prüfung der Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse erforderlich – besteht doch eine Dokumentationspflicht über die zukünftigen Belastungen auch aus jahresübergreifenden Verträgen der Kommune.

Herausforderung

Für die Verantwortlichen stand deshalb eine möglichst rasche Zusammenführung der Verträge in ein Vertragsmanagement außer Frage. Zunächst mit Hilfe von Excel-Listen zeit- und arbeitsintensiv umgesetzt, ergab sich für die Dillenburger aber Anfang 2013 eine weitaus effizientere Möglichkeit. Der langjährige Axians Infoma-Kunde stellte sich als Pilotanwender für die in das doppische Finanzwesen integrierte Vertragsverwaltung zur Verfügung. Das neu entwickelte Modul vereinigt alle Verträge in einem zentralen Verzeichnis. Es gibt Überblick über die zu zahlenden Beträge, dem Vertrag zugeordnete Dokumente und über anstehende Fristen, die eingehalten werden müssen. Auf Wunsch erhalten die zuständigen Mitarbeiter die entsprechende Benachrichtigung per Wiedervorlage beziehungsweise E-Mail. Die komfortable Suche nach bestimmten Verträgen erlaubt die in Infoma newsystem vorhandene Explorer-Technik.

Lösung

Mit dieser Entscheidung schlug die Oranierstadt gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen gehörte sie zu den fünf Landkreisen und Kommunen, die den Anforderungskatalog erarbeiteten, und konnte somit ihre individuellen Bedürfnisse und Anregungen mit einbringen – aus Sicht der Verantwortlichen ein wesentlicher Vorteil. Zum anderen ließen sich mit dem Modul die an ein Vertragsmanagement formulierten Ziele weitaus komfortabler und einfacher umsetzen. Denn Reiner Pulfrich, Leiter Ressort Finanzen, hatte genaue Vorstellungen von den Ergebnissen, die es zu erreichen gilt: „In erster Linie ist uns wichtig, die Transparenz bei den abgeschlossenen Verträgen zu erhöhen. Gleichzeitig wollen wir uns mit der nun zentral im Ressort Finanzen gepflegten Vertragsverwaltung aber auch Verhandlungsspielräume schaffen und ein zuverlässiges Fristencontrolling, sprich: die automatische Erinnerung an Kündigungsfristen und -stichtage, sicherstellen.“ Ein übergreifendes Reporting sowie die Vermeidung von Vertragsrisiken sind weitere Punkte auf seiner Liste.

Durch Anwendertreffen, Webcasts, Informationsunterlagen und Vor-Ort-Gespräche intensiv von Axians Infoma unterstützt, startete Dillenburg im Februar 2013 erfolgreich die zwar zentrale, aber mit dezentralen Bearbeitungsmöglichkeiten versehene Verwaltung aller Verträge. Ausgenommen sind lediglich die Personalverträge.

Den Anfang machten die Telekommunikationsverträge. Im festgelegten Ablauf werden die Verträge erfasst, die Vertragsdokumente eingescannt und den Verträgen zugeordnet. Die Buchungen auf Verträge erfolgen in Dillenburg über die Einkaufs- und Verkaufsbuchblätter und werden wie bei Anlagen den Verträgen zugeordnet.

Nutzen

Schon in der Aufbauphase zeigte sich eine erhöhte Transparenz bei den abgeschlossenen Verträgen, so dass Reiner Pulfrich zuversichtlich ist, die gesetzten Ziele alle zu erreichen.