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Referenzbericht Stadt Dillenburg

Referenzbericht Stadt Dillenburg

Stadt Dillenburg

Abweichungsanalysen verbessern Steuerung

Die BI-Lösung hat uns bereits einen großen Mehrwert erbracht: Bessere Steuerungsmöglichkeiten, positive Effekte im Haushaltsvollzug und durch die Reduzierung von Fehlbeträgen aufgrund schnellerer Reaktionszeiten konnten zusätzliche Steuer- und Abgabeerhöhungen vermieden werden.

Drei Jahre nach Einführung des doppischen Finanzwesens Infoma newsystem entschied sich die hessische Stadt Dillenburg 2011 für den Einsatz einer Business-Intelligence-Lösung (BI). Das Ziel war, komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich zu analysieren und bedarfsgerecht aufzubereiten, aber auch die für den Schutzschirm geforderten Daten zu liefern. Mit dem BI-System geht das jetzt auf Tastendruck.

Herausforderung

Die Erwartungen waren klar formuliert: Arbeitserleichterung, Zeitersparnis, systematische Analysen, Verknüpfung verschiedener Daten mit denen der Finanzbuchhaltung. Drei Jahre nach Einführung des doppischen Finanzwesens Infoma newsystem entschied sich die hessische Stadt Dillenburg 2011 für den Einsatz einer Business-Intelligence-Lösung (BI), um komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich zu analysieren und bedarfsgerecht aufzubereiten. Auf der Nutzenliste ganz oben stand für Ulrike Bellersheim, stellvertretende Leitung Finanzen, dabei die Generierung entscheidungsrelevanter Informationen aus den Analysebereichen Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung, Offene Posten und Zahlungen: „Bis dato hatten wir nur die reinen Informationen über die Finanzbuchhaltung. Wir wussten also nicht, womit müssen wir in der Zukunft noch rechnen, zum Beispiel welche regelmäßigen Ein- und Auszahlungen und welche regelmäßigen und besonderen Aufwendungen sind noch zu erwarten, um dann entsprechend gegensteuern zu können.“

Lösung

Das hat sich in der Geburtsstadt des Grafen Wilhelm von Nassau-Dillenburg, Stammvater des niederländischen Königshauses, mittlerweile grundlegend geändert. Angewendet im Handlungsfeld Finanzen, gewinnen die Dillenburger nun über das integrierte Axians Infoma BI-Modul in erster Linie Abweichungsinformationen sowie Forecast-Rechnungen, die ein zeitnahes Reagieren ermöglichen. Dafür werden sowohl die Forecast-Rechnungen des Programms als auch die nach jedem Quartal zurückgemeldeten Prognosen der Produktverantwortlichen genutzt. „Zudem erhalten der Bürgermeister und der Leiter des Ressorts Finanzen alle vierzehn Tage in grafischer Form die Ist- und Forecast-Entwicklung des Haushaltsvollzugs hinsichtlich der Planansätze im Gesamten und nach Budgets mit sich daraus ergebenden Informationen zur Abweichungsanalyse und Gegensteuerung,“ erläutert Ulrike Bellersheim die so geschaffene Grundlage für ein effizientes operatives Verwaltungshandeln, aber auch zur politischen Entscheidungsfindung – erhält doch ebenfalls die Politik entsprechende Informationen in Form von Berichten und Auswertungen in Excel beziehungsweise grafisch aufbereitet.

Monatlich wird den Produktverantwortlichen darüber hinaus über die automatische Verteilfunktion von Berichten ein Überblick über ihr Budget zur Verfügung gestellt. Zu den weiteren in Dillenburg genutzten Leistungsmerkmalen gehören die Ermittlung der Kennzahlen für die Steuerung ebenso wie die Unterstützung der Liquiditätsplanung und des Forderungsmanagements, aber auch die Erstellung von manuellen Prognosen und – sich daraus ergebend – der Quartals- und Schutzschirmberichte. Hierbei machen sich die Vorteile der Automatisierung durch das BI-System deutlich bemerkbar.

Denn seit 2013 Schutzschirmkommune, muss Dillenburg zwei Mal pro Jahr nach Produktbereichen aufgegliederte Berichte für das Hessische Ministerium der Finanzen und das Regierungspräsidium erstellen. Die Berichte enthalten die Zahlen des vertraglich vereinbarten Konsolidierungspfades für bis zu acht Jahre. Dabei werden die laut Vertrag fixen den je nach Status errechneten Zahlen gegenübergestellt und – hat sich bis zum nächsten Bericht der Status geändert – entsprechend angepasst. Darüber hinaus werden Prognosezahlen für ausgewählte Haushaltsdaten abgefragt.

Dass die Stadt einen organisationsorientierten Haushalt führt, erschwert allerdings ein wenig die Aufbereitung der wie vom Schutzschirm geforderten Daten. „Es ist zwar möglich, die Ist-Daten über Infoma newsystem entsprechend aufzuarbeiten, die Prognosedaten in den geforderten Bericht zu überführen, würde jedoch einen erheblichen Rechen- und Zeitaufwand bedeuten“, so Ulrike Bellersheim. „Das BI-System liefert mir diese Daten auf Tastendruck und zwar genauso aufbereitet, wie sie für den Schutzschirmbericht inklusive der einzelnen Schwerpunkte benötigt werden.“

Zwar lässt sich dabei ein gewisser manueller Aufwand nicht vermeiden – die Prognosedaten werden nach Produkten und Sachkosten gestaffelt in BI eingegeben und lassen sich dann produktbezogen automatisch per eigenentwickeltem Bericht abrufen –, dennoch sind die erzielte Zeitersparnis und Arbeitserleichterung eindeutig.

Überhaupt zeigen sich alle Berichtsempfänger in Verwaltung und Politik sehr zufrieden mit den regelmäßig versendeten Berichten – sowohl was den Informationsgehalt als auch die Aufbereitung betrifft. Als besonders nutzenbringend wird von den Beteiligten in der Verwaltung der Stand der Budgets und die einfachere Mittelanmeldung für den Haushaltsplan gesehen. Vor allem im Zusammenhang mit dem einzuhaltenden Schutzschirmpfad und der kontinuierlichen Abstimmung mit der Politik erweist sich die BI-Lösung als wirksames Instrument. Anhand des Berichtswesens sind Abweichungen für jeden Empfänger ersichtlich und das heißt: Es muss gegebenenfalls über Einsparungen und Reduzierungen entschieden werden.

„Gerade bei den Schutzschirmdiskussionen ist es wichtig, mit Hilfe des Berichtswesens zu dokumentieren, wie sich die Budgets entwickeln, wie wir als Verwaltung die Leistungen erbringen sollen und mit welchem Geld“, ergänzt der Leiter Ressort Finanzen, Reiner Pulfrich. „Dafür nutzen wir die Berichte intensiv.“ Und nur so lassen sich Situationen wie diese verhindern, dass ein Ansatz der Verwaltung im Haushaltsplan für den Bereich Winterdienst von der Politik mit Blick auf die Vorjahresverbrauchsmengen reduziert wurde. Da sich das Wetter in dem Jahr aber absolut nicht an die Vorgaben hielt, war die Summe für den Ansatz schon im ersten Halbjahr überschritten.

Nutzen

Im Rückblick betrachtet, hat der Einsatz der BI-Lösung nach Ansicht der Verantwortlichen bereits einen großen Mehrwert für die Oranierstadt erbracht. Bessere Steuerungsmöglichkeiten durch rechtzeitige Abweichungsanalysen, positive Effekte im Haushaltsvollzug, Reduzierung von Fehlbeträgen durch schnellere Reaktionszeiten sowie die Vermeidung zusätzlicher Steuer- und Abgabeerhöhungen zum Ausgleich von Fehlbeträgen sind die erfreuliche Bilanz. „Mit dem, was uns das BI liefert, sind wir sehr zufrieden“, unterstreichen Ulrike Bellersheim und Reiner Pulfrich unisono. Dennoch sehen die Planungen bereits weitere Aktivitäten vor. „Wir möchten gern noch andere Module der BI-Lösung wie zum Beispiel die Balanced Score Card nutzen, um dann auch zu einem wirkungsorientierten Haushalt zu gelangen“, beschreibt Ulrike Bellersheim die nächsten Ziele – weiß aber auch, dass es dafür einer längeren Projektphase bedarf, da Mitarbeiter und Politik konsequent eingebunden werden müssen. Daher stehen die Zeiger auf der Aktivitätenuhr erstmal noch auf „mittelfristig“.

Stadt Dillenburg

Ulrike Bellersheim, Stellvertretende Leitung Finanzen

Die Eckdaten

Produkt Berichtswesen Plus & Business Intelligence
Land Deutschland
Einwohnerzahl 23.709