Stadt Villach

Rechnungsverarbeitung ist hier ein rein digitaler Prozess

Der Start begann mit einer Punktlandung: Zwei Minuten nach Beginn der ersten Schulung verbuchte die Stadt Villach beim Testlauf für den integrierten Rechnungsworkflow erfolgreich den ersten Beleg. Von diesem Zeitpunkt an erfolgte die schrittweise Schulung und Umstellung aller beteiligten Verwaltungsbereiche der knapp 61.000 Einwohner zählenden Stadt im Bundesland Kärnten. Binnen eines Monats wurde der Großteil der knapp 40 Abteilungen geschult. Kleinere Abteilungen folgten nach und nach.

Der Erfolg kam nicht von ungefähr – hatten doch die Verantwortlichen unter der fachlichen Leitung von Ing. Hannes Mattersdorfer (Abteilungsleiter Rechnungswesen) und MMag. Florian Pibal (Stabstelle Finanzen) in Zusammenarbeit mit dem Software-Anbieter Axians Infoma die Einführung intensiv vorbereitet. Als wesentlichen Teilbereich des zu Beginn des Jahres 2017 erfolgten Umstiegs auf das kamerale Infoma newsystem Finanzwesen setzten die Villacher das integrierte Modul zügig um. Damit konnten sie für sich in Anspruch nehmen, die erste österreichische Kommune mit elektronischem Rechnungsworkflow zu sein.

„Wir hatten zunächst über eine Mischvariante mit Papierbelegen und elektronischem Rechnungsworkflow nachgedacht, entschieden uns dann aber für einen rein digitalen Prozess da unsere erste Überlegung sicherlich einen wesentlichen Mehraufwand bedeutet hätte.“
Hannes Mattersdorfer, Abteilungsleiter Rechnungswesen

Nun erfolgen alle typischen Tätigkeiten zur Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen vollständig elektronisch. Von der Rechnungsprüfung über die Genehmigung und Freigabe bis zur Kontierung und Buchung. So werden in Villach die sowohl in Papierform als auch elektronisch z.B. per Mail als PDF eingehenden Rechnungen mit einem Barcode versehen. Er dient zum einen der Dokumententrennung für den Stapelscan und zum anderen der späteren Zuordnung in das über Schnittstelle angebundene Dokumenten-Management-System DocuWare von PMI. Nach dem Scannen inklusive Capturing gehen die Rechnungen für die Bearbeitung im Rechnungsworkflow sowie zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsinformationen (Adresse, Betrag, Rechnungsnummer etc.) zur Ablage in einen zentralen Importordner. Nach dem Import der Dateien werden diese Informationen in die entsprechenden Felder des Rechnungsworkflows übernommen.

Sind alle Rechnungsinformationen geprüft und ggf. vervollständigt, beginnt die Aufgabe der Fachabteilungen mit Rechnungsprüfung, Kontierung, sachlicher und rechnerischer Freigabe. Sowie der anschließenden Anordnungsfreigabe durch den zuständigen Abteilungsleiter oder seinen Vertreter. Dabei sind Krankheits- und Urlaubsvertretungen jederzeit geregelt, und es können vor der Buchung sogar noch zusätzliche Freischaltungen durch autorisierte Personen  z.B. Bürgermeister oder Referenten im Rechnungsworkflow erfolgen. Mit der automatischen Weiterleitung an die Buchhaltung zur Buchung ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Reibungslose Bearbeitung, Verbuchung und Ausbezahlung von ca. 50.000 Belegen

Auf diese Weise hat die Stadt Villach zwischenzeitlich ca. 50.000 Belege bearbeitet, verbucht und ausbezahlt – reibungslos, auch wenn es am Anfang noch nicht ganz danach aussah. „In den ersten beiden Monaten nach der Implementierung lagen im Bereich der Buchhaltung beim Rechnungseingang bzw. bei der Verbuchung immer an die 1.000 Rechnungen zur Bearbeitung, im gesamten Rechnungsworkflow waren es rund 2.000“, so Hannes Mattersdorfer. „Aber mit Hilfe mustergültiger Adaptierungen seitens Axians Infoma wurde der Ablauf immer weiter verbessert. Und nach kurzer Zeit haben wir bei allen Beteiligten die absolute Akzeptanz der Oberfläche und des Prozesses erreicht.“

Großen Anteil daran hatte auch die ständige Optimierung interner Abläufe. So konnten z.B. die Digitalisierung/Vereinheitlichung von Auszahlungen anhand von Vorlagen wie Auszahlung km-Geld, Rückersätze, Förderungen etc. verbessert und die monatliche Anzahl der offenen Belege deutlich reduziert werden. Ein hausinterner Rekordwert von lediglich 21 Belegen im Bereich der Buchhaltung, die nur aufgrund der Fälligkeit noch nicht ausgezahlt wurden, nach etwas mehr als einem halben Jahr Einsatzzeit verdeutlicht die Effizienz des Prozesses. Und so fällt das Feedback u.a. auf die erzielte höhere Transparenz und die komfortablen Bearbeitungsmöglichkeiten bei Verwaltungsspitze, Abteilungen und auch Politik außerordentlich positiv aus.

Zwei weitere Highlights sind umgesetzt

Mit der Einbindung der Aufträge, die Auswahl und Verknüpfung von Lieferanten-Aufträgen aus dem System zu Eingangsrechnungen ermöglicht, sowie der Weiterentwicklung des Rechnungsworkflows zu einem „Auftragsworkflow“, in dem Aufträge vollständig digital erstellt und bearbeitet werden können, hat die Stadt Villach zwei weitere Highlights umgesetzt. Bereits zuvor waren mit einer vorgeschalteten OCR-Erkennung einzelner Rechnungsbestandteile und der vollautomatischen Ablage im digitalen Archiv ergänzend zum Rechnungsworkflow zusätzliche Funktionalitäten integriert worden.

Hannes Mattersdorfer ist sicher, dass eine integrierter elektronische Rechnungsverarbeitung mehr Vorteile als nur eingesparte Druck- und Portokosten mit sich bringt: „Verwenden Gemeinden gleich welcher Größenordnung digitale Dokumente und integrieren diese in andere Verwaltungsabläufe, lassen sich eRechnungen ohne Medienbrüche an andere IT-Systeme weiterleiten und verarbeiten. Reduzierte Kosten, gewonnene Zeit und eine fehlerfreie Übertragung der Daten sind die Folge.“

Aber noch ein weiterer Punkt spricht für einen elektronischen Prozess: Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU Artikel 7 zur Verpflichtung der EU Mitgliedstaaten, den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen gesetzlich zu regeln, rücken die Themen Digitalisierung und eGovernment-Service verstärkt in den Fokus der kommunalen Verwaltungen. Es ist zu erwarten, dass die eRechnung auf absehbare Zeit auch in Österreich zum Standard, wenn nicht gar gesetzlich gefordert wird. „Hier empfiehlt es sich, rechtzeitig gut vorbereitet zu sein, um nicht im „Rush“ der letzten Stunde benachteiligt zu werden“, rät Hannes Mattersdorfer.