Gemeindeverwaltungsverband Raum Bad Boll

Mehr Komfort für Bürger und Verwaltung durch moderne Online-Zählerstandserfassung

Um die Prozesse des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens zu optimieren, haben sich die sechs eigenständigen Gemeinden Aichelberg, Bad Boll, Dürnau, Gammelshausen, Hattenhofen und Zell u.A. bereits 1970 zum Gemeindeverwaltungsverband (GVV) Raum Bad Boll zusammengeschlossen. Mit Erfolg – das Finanzwesen der sechs Verbandsgemeinden wird zentral auf der Verbandsgeschäftsstelle erledigt, Verwaltung und Bürgerservice der Kommunen am Fuße der Schwäbischen Alb gehen Hand in Hand.

Herausforderung

Beim jährlichen Prozess der Wasserverbrauchserfassung, bei dem die Verbräuche anhand von postalisch verschickten Ablesekarten ermittelt werden, sahen die Verantwortlichen allerdings Optimierungsbedarf – und fassten 2014 den Einsatz einer Online-Zählerstandserfassung ins Auge. Noch mehr Bürgerservice bei gleichzeitiger Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und die Aussicht auf eine geringere Papierflut gaben dabei den Ausschlag für die Überlegungen. „Wir wollten unseren Einwohnern die Abgabe des Zählerstandes vereinfachen und den administrativen Aufwand dafür verringern“, erläutert Stefanie Mühleisen, Mitarbeiterin der Kämmerei. „Darüber hinaus war dieser Schritt notwendig, um die Gemeinden an die technischen Anforderungen unserer Zeit anzupassen.“ Den Verbrauchern bringe die Einführung einer solchen Lösung zudem eine bessere Selbstkontrolle, denn der aktuelle Zählerstand lasse sich leichter nachvollziehen und kontrollieren.

Lösung

Bereits seit Jahren Anwender der Produktfamilie Infoma newsystem entschied sich der Gemeindeverwaltungsverband auch bei dieser Lösung für Axians Infoma, als die neue Online-Zählerstandserfassung an den Start ging. Dass sich der GVV dabei als Pilotkunde zur Verfügung stellte, war in erster Linie dem Vertrauen in den Softwarepartner und in dessen Kompetenz geschuldet. „In der Pilotphase hatten wir als Anwender nicht nur die Chance der engen Zusammenarbeit, sondern auch ein gewisses Mitspracherecht bei der praxisnahen Gestaltung des Moduls für die Online-Zählerstandserfassung“, begründet Stefanie Mühleisen die Teilnahme des GVV Raum Bad Boll an dem Pilotprojekt. „Zudem profitierten wir von der engen Zusammenarbeit und der permanenten Verfügbarkeit der Axians Infoma-Ansprechpartner, die stets zur Stelle waren, wenn Fragen auftraten.“

Von Beginn an standen die Experten von Axians Infoma dem GVV-Team zur Seite und stellten den Einführungsplan auf, der schnell und zügig umgesetzt wurde. Im Rahmen einer Kick-off-Veranstaltung richteten die Axians Infoma-Mitarbeiter das Modul vor Ort ein. Im Anschluss an die theoretische Einführung hieß es für die Mitarbeiter des GVV dann: Hands on und hinein in den Umgang mit der neuen Lösung. Dabei wurden nicht zuletzt Testfälle aus der Praxis in vorab generierten Testmandaten ausprobiert und auf Herz und Nieren geprüft. „So konnten wir die Vorgehensweise direkt erlernen, das Verhalten der Software testen sowie Programmfehler vorab korrigieren lassen“, schildert Stefanie Mühleisen die Vorteile der praxisorientierten Einführung.

Die Internet-Seite, über die die Bürger ihre Zählerstände eingeben, wurde im Vorfeld von Axians Infoma programmiert. Die Eingabe der individuellen Texte, die Auflistung der zuständigen Ansprechpartner sowie das Einfügen des Logos war Aufgabe des GVV-Teams. „Die Zusammenarbeit während der Pilotphase war vorbildlich“, lobt Stefanie Mühleisen. „Die Programmierung und Verantwortung übernahm in diesem Zeitraum das Team von Axians Infoma, während unsere beiden zuständigen Mitarbeiterinnen die Prüfung und Kontrolle der für uns eingerichteten Lösung durchführten und auf ihre Praxistauglichkeit abklopften.“

Bereits Ende November 2014 konnten die virtuellen Zähler in das Webportal der Gemeinden übertragen werden. Hier standen sie den Bürgern für ein bis Anfang Januar 2015 geöffnetes Zeitfenster zur Online-Eingabe zur Verfügung. Jeder Verbraucher erhielt einen Brief mit der Beschreibung des neuen Dienstes, der Internet-Adresse und einem QR-Code, mit dem sich der Dienst individuell über den Computer, das Smartphone oder ein Tablet freischalten und bedienen lässt. Statt wie bisher den Zählerstand abzulesen, die Karte auszufüllen und zurückzuschicken, können die Bürger im Raum Bad Boll ihre Verbräuche jetzt bequem online an die Verwaltung übermitteln. Die Aufbereitung und Verarbeitung der erfassten Zählerstände erfolgt automatisch im Infoma newsystem-Verfahren. Nicht online gemeldete Zählerstände werden manuell im Modul Steuern und Abgaben erfasst und verbucht.

Für zusätzliche Transparenz sorgt ein in die Lösung integriertes Kontrollsystem, das den Verbrauchern extreme Schwankungen bei den Verbrauchszahlen unmittelbar anzeigt. Abweichungen von mehr als 25 Prozent zum Vorjahresverbrauch werden nur abgespeichert, nachdem der Verbraucher eine Warnmeldung bestätigt hat. Das verhindert eventuelle Eingabefehler, erlaubt eine schnelle Korrektur und erspart somit beiden Seiten zeitaufwändige Rückfragen.

Nutzung

Die Resonanz auf den neuen Dienst war bei den vier beteiligten Gemeinden des Verbandes gut, auch wenn die Rücklaufquote lediglich zwischen 12 und 19 Prozent lag. In den Gemeinden Dürnau und Gammelshausen übernehmen nach wie vor Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung das Ablesen der Wasseruhren vor Ort.

„Wir sind sicher, dass wir durch die Online-Zählerstandserfassung den Arbeitsaufwand in der Verwaltung in den kommenden Jahren deutlich optimieren und die Papiermengen in unseren Kommunen senken können“, lautet das Fazit von Stefanie Mühleisen nach der abgeschlossenen Pilotphase.

Und wenn in diesem Jahr pünktlich zur Weihnachtszeit in den Gemeinden des GVV die nächsten Ablesetermine anstehen, können sich die Verbraucher über einen weiteren bürgerfreundlichen Zusatzservice freuen. Dann wird für die Online-Zählerstanderfassung eine Funktion zur Verfügung stehen, die für noch mehr Effizienz und Komfort sorgt: Für jeden online abgegebenen Jahresverbrauch verschicken die Gemeinden automatisch eine Rückantwort per E-Mail. Diese bestätigt den angegebenen Zählerstand und kann elektronisch abgelegt werden. Dadurch erübrigen sich lange Suchaktionen nach den ermittelten und angegebenen Werten, was Rückfragen deutlich vereinfacht.