Marktgemeinde Finkenstein: Bereit für die VRV 2015

Die Marktgemeinde Finkenstein am Faaker See in Kärnten gehörte zu den Pilotanwendern, die mit Blick auf die Finanzwesensreform VRV 2015 beginnend mit 1.1.2017 auf Infoma newsystem umstieg. Ziel war es, eine zukunftsfähige Kommunalsoftware zu installieren, die im Übergangszeitraum die Kameralistik und in weiterer Folge die Anforderungen der VRV 2015 abdeckt. Grund also, zwei Jahre später den Status quo zu erfragen.

Wie verlief der Einführungsprozess?

Am Anfang war es etwas holprig, das lag an den völlig unterschiedlichen Erwartungen von uns und dem Lieferanten Axians Infoma. Wir wussten genau was wir jeden Tag in der Verwaltung tun, und erwarteten ein System, das fix und fertig genau diese Prozesse komplett abbildet. Axians Infoma brachte ein funktional sehr mächtiges System mit und fragte uns, wie unsere Prozesse ablaufen, und passte das System durch Parametrierung Stück für Stück an unsere Prozesse an.
Das spielte sich jedoch nach kurzer Zeit zu einer gemeinsamen Projektarbeit ein, mit den ersten Erfolgen kam bei uns auch wieder das Gefühl auf, mit einem wirklich modernen System mit einer komfortablen Bedienoberfläche, hoher Benutzerfreundlichkeit sowie vielen Einstell- und Auswertemöglichkeiten zu arbeiten.

Wie haben sich die Arbeitsprozesse seither verändert/verbessert? Welche Leistungsmerkmale haben sich bisher als besonders vorteilhaft herausgestellt?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass jeder Innovationsprozess am Beginn auch von einem gewissen Mehraufwand begleitet wird. Dieser ist erforderlich, um das System kennenzulernen, um damit im Alltag ohne Ablenkung arbeiten zu können. Das System ist sehr umfassend und bietet mit einer Vielzahl von Funktionen, Berichten und Auswertungen sehr viele Möglichkeiten für den Anwender. Hierzu einen Überblick zu bekommen, und die exakt passenden Funktionen zu nutzen ist aber gleichzeitig auch die große Herausforderung gewesen. Sind die Prozesse erst einmal definiert und haben sich Benutzer darauf eingestellt, geht damit auch eine Effizienzsteigerung und Beschleunigung der Abläufe einher.

Gab es individuelle Anforderungen/Besonderheiten von Axians Infoma zu lösen?

Ja, es gab individuelle Anforderungen, beispielsweise wenn gewünschte bzw. scheinbar zweckmäßige Lösungen nicht im Standard waren. Und obwohl die gesetzlichen Rahmenbedingungen für alle vorgegeben sind, werden gleiche Vorgänge in den Gemeinden teilweise oft unterschiedlich abgearbeitet. Als Beispiele seien hier der weite Bereich der Abgaben und der Verbrauchgebühren genannt, welche doch jede Gemeinde im Detail sehr unterschiedlich handhabt. Hier musste Axians Infoma dann entsprechende Anpassungen durch Parametereinstellungen durchführen.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Status quo, z.B. hinsichtlich des integrierten Rechnungsworkflows bzw. anderer Funktionalitäten?

Mit dem Status quo sind wir heute zufrieden. Der Rechnungsworkflow wie auch andere Funktionalitäten laufen größtenteils reibungslos und sind eine große Arbeitserleichterung. Viel Papier ist aus dem Alltag verschwunden, der Ablauf ist größtenteils digitalisiert und kann vom jeweiligen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden. Anfängliche kleine Probleme beim Scannen bzw. Label-Druck und somit beim Einlesen der Dokumente sind behoben. Insgesamt funktioniert das Tagesgeschäft. Letztendlich wurden die auftretenden Schwierigkeiten aufgrund erfolgreicher Teamarbeit – sowohl innerbetrieblich als auch mit dem Softwarepartner – gemeistert. Das stimmt uns für die bevorstehende Umstellung auf die VRV 2015 zuversichtlich.

Welche Bedeutung kommt in Ihrem Haus der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen zu?

Die Digitalisierung wird für uns immer wichtiger. Unser Ziel ist die Vereinfachung und gleichzeitig die Beschleunigung von teilweise immer aufwändigeren Verwaltungsabläufen – immer im Spannungsfeld zwischen Anwenderfreundlichkeit und Bürgernähe einerseits sowie notwendiger Transparenz und DSGVO-Konformität andererseits.

Was sind Ihre nächsten Planungen/Ziele?

Kurz gesagt, die zeitgerechte und erfolgreiche Umstellung auf die VRV 2015. Axians Infoma hat für unser Projekt einen sehr detaillierten Umstiegsplan vorgelegt. Es gibt noch vieles zu tun, wir sind als Optimisten mit einer gewissen Erfahrung dennoch zuversichtlich!

Vielen Dank für das Gespräch.