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Referenzbericht Baubetriebshof Stadt Baden-Baden

Referenzbericht Baubetriebshof Stadt Baden-Baden

Baubetriebshof Stadt Baden-Baden

Vom Stand-alone- zum integrierten Verfahren

Der Baubetriebshof der Stadt Baden-Baden deckt das klassische Leistungsspektrum eines kommunalen Servicebetriebs ab. Schwerpunktmäßig kümmern sich die rund 70 Mitarbeiter um den Bereich Straßenunterhaltung und Winterdienst. Als Besonderheit unterstützt der zum Fachgebiet Planen und Bauen gehörende Betrieb aber auch die zahlreichen Veranstaltungen, die der weltweit bekannte Kur- und Urlaubs- sowie Medien-, Kunst- und Festspielort zu bieten hat.

Herausforderung

Mit dem Schritt der Baden-Badener Kernverwaltung in das doppische Infoma newsystem-Finanzwesen Anfang 2013 ging auch der Umstieg des Baubetriebshofs vom bisherigen Stand-alone-Verfahren auf das integrierte Modul Kommunale Betriebe einher. Auslöser für die Neuorientierung war, dass das damalige System für die Zeiterfassung nicht mehr weiter betreut wurde und sich die Kosten deutlich erhöht hatten.

Großen Wert und entsprechend im Anforderungskatalog formuliert legten die Verantwortlichen bei der Entscheidung für das neue Verfahren auf eine professionelle Projektführung für den nahtlosen Umstieg von der Vorgänger- auf die Infoma newsystem-Lösung. Ebenso wichtig waren ihnen aber auch die Berücksichtigung der individuellen Organisation und Einbeziehung in die Möglichkeiten der Software sowie eine möglichst geringe Zusatzbelastung der Mitarbeiter bei der Umstellung. In allen Punkten konnte das Axians Infoma-Team überzeugen: Softwareimplementierung und Anwenderunterstützung verliefen reibungslos und ohne die Mitarbeiter zu überfordern.

Lösung

Auch im praktischen Einsatz hat sich das Leistungsmerkmal der Anwenderfreundlichkeit für die Nutzer des Moduls Kommunale Betriebe bestätigt.

In der Software sind alle Aufgaben eines kommunalen Betriebs als Kernfunktionalitäten abgebildet und sorgen für vereinfachte Abläufe, reduzierte Zeitaufwände und mehr Übersichtlichkeit. In Baden-Baden steht an erster Stelle der intensiven Nutzung des Moduls die Auftragsabwicklung. Mit der Funktion werden die von den unterschiedlichen Stellen der Stadt, aber vorwiegend aus dem Fachgebiet Tiefbau erteilten Aufträge erfasst, bearbeitet und entweder extern oder in den meisten Fällen über die interne Leistungsverrechnung abgerechnet.

Die Zeiten der Mitarbeiter werden in der Leistungserfassung abgebildet und für eine Verknüpfung mit tariflichen Erschwerniszuschlägen zur automatisierten Generierung der Lohnart genutzt. Auch die Rechnungen werden im Modul Kommunale Betriebe erfasst, aber erst im Fachbereich Finanzen mit Hilfe des integrierten Rechnungswesens gebucht. Eine Anbindung an die Kosten- und Leistungsrechnung, deren verwaltungsweiter Einsatz schon geplant ist, findet darüber hinaus das Interesse des Baubetriebshofs. Damit stünde Daniel Wöhrle, Fachgebietsleiter des Baubetriebshofs der Stadt Baden-Baden, und seinem Team dann ein effizientes, umfassendes Werkzeug für die Steuerung und Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit zur Verfügung.

Aber auch für das laufende Jahr stehen noch einige Aktivitäten auf der Wunschliste des Baden-Badener Baubetriebshofs. So ist die Einrichtung des Web-Auftrags vorgesehen, der es ermöglicht, dass Auftraggeber ohne Programmzugriff über ein web-basiertes Formular Aufträge direkt über das System erteilen können. Daniel Wöhrle sieht darin eine enorme Arbeitserleichterung für sich und die beteiligten Mitarbeiter: „Wir bekommen praktisch die fertigen Aufträge geschickt und müssen dann nur noch überwachen, ob die Kontierung in Ordnung ist.“ Deshalb ist ihm an einer möglichst schnellen Umsetzung gelegen, da die digitale Auftragserteilung aus seiner Sicht einen weiteren Riesenvorteil hat: „Ich kann genau nachvollziehen, wer mir den Auftrag geschickt hat. Bei der jetzigen Vorgehensweise kann es schon mal vorkommen, dass wir einen eiligen telefonischen Auftrag im Nachhinein nicht ohne Nachfrage zuordnen können, da der Auftraggeber nicht sofort notiert wurde. Mit dem Web-Auftrag ist das dann Geschichte.“

Eine weitere Maßnahme, die Daniel Wöhrle gerne noch in diesem Jahr umsetzen würde, ist die mobile Datenerfassung – entfällt damit doch das Erfassen von betrieblichen Leistungen auf Papier und die anschließende nochmalige, fehlerbehaftete Übertragung in das System. Die von den Mitarbeitern vor Ort eingegebenen Mengen, Zeitdauer und Ressourcen werden durch Rückübertragung den bestehenden Aufträgen automatisch zugeordnet. Angedacht ist dabei die Umsetzung mit Smartphones, für Daniel Wöhrle die Idealvorstellung, denn „gegenüber einem reinen Erfassungsgerät wertet ein Smartphone diesen neuen Prozess deutlich auf und trägt sicherlich zur Motivation der Mitarbeiter bei.“

Nutzen

Daniel Wöhrle zeigt sich nach zweijährigem Einsatz sehr zufrieden mit dem Status quo: „Wir kommen mit dem Verfahren bestens klar und alle Anwender sind von den vielen nützlichen Funktionen überzeugt, die den Arbeitsalltag erleichtern.“ Dafür verantwortlich waren sowohl die umfassenden Schulungen als auch die intensive Vor-Ort- beziehungsweise die Hotline-Betreuung durch Axians Infoma.

Für den nahtlosen Umstieg von der Vorgänger- auf die Infoma newsystem-Lösung legten die Verantwortlichen Wert auf eine professionelle Projektführung

Die Eckdaten

Produkt Bau- und Wirtschaftshof
Land Deutschland
Einwohnerzahl 54.111

1.1.2013 Umstieg der Stadtverwaltung auf das doppische Finanzwesen einschließlich Modul Kommunale Betriebe